5 lucruri care îți distrug productivitatea

Am observat în ultimii 10 ani de practică de training și coaching un lucru interesant: productivitatea nu este doar intervalul în care ești așezat la birou și faci ceea ce constituie munca ta.

Productivitatea este un CONTINUUM.

Nu începe și nu se sfârșește niciodată, pentru că tot ceea ce facem ne impactează mai subtil sau mai evident rezultatele pe care le obținem, și implicit nivelul de productivitate.

Potențialul de a fi productiv începe dimineața când te trezești. În funcție de câtă energie ai, ești mai predispus să fii productiv sau dimpotrivă. Acest potențial este impactat de modul în care îți gestionezi dimineața, cu nivelul de „dramatism” pe care îl ai de coordonat în familie – în cazul în care ai copii care au de ajuns la şcoală/ grădiniță.

Apoi, acest potențial de a fi productiv este impactat de drumul până la birou, trafic și alți stimuli pe care îi receptezi până ajungi la biroul tău. După ce ai ajuns la birou, ai nevoie să respiri și să devii prezent la locul și scopul pentru care ești acolo. Acest lucru poate dura de la câteva secunde la câteva ore.

Unii se „tratează” cu cafele și conversații cu colegii, alții, care au un nivel de conștientizare mai mare, își încep ziua cu sine, prioritizându-și acțiunile și punându-se în cea mai bună stare pentru ceea ce au de făcut. După finalizarea programului de muncă, nivelul de energie îți este impactat de drumul înapoi spre casă, gestionarea familiei și eventual de activități recreative.

Pentru o a doua zi productivă, contează enorm rutina de seară, ora de mers la culcare și bineînțeles, cantitatea și calitatea somnului. Obișnuiesc să spun că o zi productivă începe cu seara precedentă și se încheie înainte de a merge la culcare în ziua curentă.

De aceea spun că, Productivitatea nu este un Eveniment, ci este un Continuum… și TOTUL CONTEAZĂ… dacă vrei să devii extrem de productiv!

Iar dacă ne referim strict la productivitatea la locul de muncă, sau altfel spus, modul în care fiecare persoană generează valoare adăugată, studiile au arătat tendințe îngrijorătoare. Concret, în urma acestor studii a reieșit că o persoană la job muncește în medie sub 49% din timpul efectiv de lucru! Acest procent redus este cel mai mult influențat negativ de întreruperile dese din surse interne (ale propriei persoane) sau externe (colegi, șefi, furnizori, clienți).

În anii mei în multinaționale și apoi în anii de de coaching și consultanță, am găsit numeroși factori care impactează productivitatea, însă cei mai importanți sunt următorii 5:

1. Întreruperile frecvente

Atunci când intervine o întrerupere, mintea ta este trimisă într-o altă direcție. Consumi mult timp productiv până te întorci la ceea ce făceai înainte de întrerupere, și până reintri în starea potrivită și începi să produci rezultate optimale. Mintea ta are nevoie de cel puțin 10 minute să se conecteze la un task de complexitate medie spre mare și aproximativ tot 10 minute să iasă din acel context. Așa că de câte ori schimbi contextul pierzi în medie între 10 și 20 de minute. Înmulțește acest lucru cu 10-15 întreruperi într-o zi și ai dimensiunea lipsei de productivitate la care poți ajunge!

2. Succesiunea de activități nelegate între ele

Exemplu: Răspunzi unui coleg la un email, apoi dai un telefon unui furnizor, apoi ai o întâlnire de departament, răspunzi la un alt email, suni un client, vorbești cu șeful… etc.

Această succesiune de taskuri presupune un consum enorm de timp pentru intrare și ieșire din starea optimă de performanță. În plus, generează un nivel mare de stres în urma adaptării la condiții diferite de performanță. Dacă acest multitasking nu ți se pare așa de nociv, imaginează-ți că joci tenis, apoi fotbal, apoi sari în apă și înoți, apoi ieși de acolo și începi să boxezi. Le poți face pe toate? Teoratic da, practic… rezultatele sunt un dezastru…

3. Amânarea

Probabil cel mai nociv dușman al productivității. Amânarea este doar o formă prin care creierul îți spune că nu este pregătit să înceapă acel lucru. Iar asta se întâmplă, de obicei, din cauză că lipsește:

• Claritatea – te-ai apuca, dar nu știi exact ce ai de făcut și care sunt următorii paşi;
• Energia – te-ai apuca, dar nu știi dacă ai destul combustibil să ajungi la destinație, așa că aștepți momente mai bune ca să te apuci;
• Încrederea – te-ai apuca, dar nu ești sigur că o să reușești în ceea ce ți-ai propus, așa că aștepți fie să aduni mai multe resurse, fie să se schimbe contextul, fie ca să te simți mai capabil să faci pașii necesari;
• Semnificația – te-ai apuca, dar nu ți se pare un lucru atât de important și sunt șanse mari ca după o vreme să te plictisești sau să apară altceva mai interesant care să te acapareze.

4. Stresul excesiv sau plictiseala

În cartea sa „Starea de Flux”, Mihaly Csikszentmihalyi vorbește de zona optimă în care ne simțim stimulați și energizaţi în același timp, chiar dacă presiunea este ridicată.

Dacă abilitatea ta este mai mare decât ceea ce solicită taskul de la tine, vei tinde să te plictisești repede și mintea ta să „plece la plimbare”. Pe de altă parte, dacă munca ta este mult peste nivelul tău de competenţă, îți va crește anxietatea foarte mult, iar din stresul rezultat o să pierzi între 10 și 20 puncte de IQ. Studiile au arătat că o persoană stresată gândește la un nivel instinctual și nu își folosește neocortexul, care este partea cea mai „deșteaptă” a creierului
nostru.

Așa că, optim este să faci o muncă puțin în afara zonei de confort pentru a fi stimulat și pentru a crește în fiecare zi.

5. Lipsa constrângerilor temporale auto-setate

Există o vorba care zice că dacă ai de scris o scrisoare o să îți ia o zi. Iar dacă ai de scris 100 de scrisori, le vei scrie tot într-o zi. Cu alte cuvinte, activitățile tind să ocupe tot timpul alocat.

Tocmai de aceea, e important ca nicio activitate să nu fie lăsată fără un timp de început și unul de final. Chiar și dacă e dificil de rămas în interiorul timpilor alocați, setarea unui deadline creează o presiune pozitivă care focalizează resursele și implicit atenția, iar rezultatele sunt net superioare.

Eu sunt mare fan al metodei Pomodoro, cea în care îmi setez intervale de 25 de minute și lucrez concentrat la o singură activitate până expiră timpul alocat. După o pauză scurtă de 5 minute, reiau activitatea pentru încă 25 de minute… și tot așa…

În acest context, constrângerile autoimpuse sunt cel mai bun lucru pe care îl poți face pentru productivitatea ta!

Wake Up & LIVE!