Corporațiuni. Câteva reguli pentru ședințe mai puțin chinuitoare
Ședințele par să se numere printre cele mai chinuitoare evenimente ale vieții la corporație. Rapoarte, target de îndeplinit, sancțiuni când nu este îndeplinit, etc. Dar ședințele pot fi ocazii de comunicare și de mai bine. Dar cum?
„Ce faci azi? Am o ședință de board. Nici nu am putut dormi astă noapte…“ Ședințele sunt un fel de „tăierea capului Sfântului Ioan“ pentru mulți corporatiști.
Asta pentru că și cultura care domnește în marea majoritate a corporațiilor românești e marcată de impolitețe sau de agresivitate.
Deci ar trebui început prin a spune că, pentru a avea ședințe din care să rămână fiecare cu ceva util, ar trebui să fie la modă politețea și poate și ceva simț al umorului.
Pentru că umorul detensionează atmosfera și o atmosferă netensionată e propice discuției, dialogului și ideilor. Și asta ne dorim, nu-i așa ?
Citește și:
Corporațiuni. Sensul muncii tale este ceva construit de tine
Principalele calități ale unui lider
La fel de important e conținutul acestor ședințe. Și felul cum oamenii se comportă în timpul lor. Stau în picioare? Așezați în cerc și așteptând cuvântul liderului? E ceva prea formal și inhibitiv? Toată lumea vede pe toată lumea?
Oamenii sunt anxioși sau relaxați? Au venit cu idei la care s-au gândit sau așteaptă direcții și idei de la alții ? Se privesc în ochi? Dacă nu (semn de disconfort) de ce? Se concentrează la ce spune fiecare sau se plictisesc?
Felul cum fac gesturi poate fi la fel de expresiv. Dacă se așează în poziții opuse e semn că sunt în conflict. Dacă se evită, de ce?
Dacă toate cele de mai sus sunt indici buni la care să fiți atenți de fiecare dată când vă adunați în sala de ședințe, iată și câteva idei pentru a desfășura ședințe mai productive și mai relaxante pentru toată lumea. Mai ales dacă tu conduci acea ședință:
Planifică ședința de fiecare dată
Trimite-le tuturor ce se va discuta. Ia acordul tuturor pentru ședința respectivă și spune-le cât va dura.
Este bine ca venirea la ședință să fie lejer prinsă în programul tuturor, adică nu la o oră când o femeie vrea să-și ia copilul de la grădiniță ori să ajungă la o programare medicală.
Încearcă să nu abuzezi de timpul oamenilor și vor fi mulțumiți și vor participa cu plăcere la acele ședințe.
Fii primul în sala de ședințe
Dacă tu conduci ședința stai undeva ca să fii văzut de toată lumea. Trebuie să existe și o politică pentru cei care întârzie. Vor fi penalizați? Cum? Până la urmă, cei care au ajuns la timp și așteaptă vreun întârziat pierd timp prețios și nu e bine.
Dacă ședința nu are un conducător, e bine să fie cineva desemnat. Adică cel sau cea care prezintă ce se va discuta și cât timp, care consemnează ce se spune, etc.
Roagă-ți colegii să respecte agenda de lucru propusă pentru acea ședință. Să se pregătească de dinainte cu idei pentru ședință și în același timp fie atenți la ce se discută și să nu divagheze. Dacă vin pregătiți de dinainte ședința se va scurta și va fi mai eficientă.
Este bine să faceți ceea ce se discută cât mai vizual, date, diagrame, etc. omul înțelege mai bine orice concept dacă e făcut vizual.
Dacă un subiect nu se poate închide pe moment, reveniți la el și găsiți o rezolvare, nu îl amânați.
În orice întâlnire sau ședință cineva joacă rolul de uzurpator, de Gică Contra. E bine ca cel care conduce acea ședință să-și păstreze calmul. Să să urmeze planul stabilit.
De asemenea, să aibă grijă de cei care tind să reacționeze emoțional și să fie manipulatori. Ei pot fi puși discret la respect, dar tot într-o manieră politicoasă.
Tot cel care conduce ședința ar trebuie să se ocupe și de follow up. Adică să le dea oamenilor pe mail ce au de făcut până la întâlnirea viitoare.
Ascultați (toți) ce are de spus fiecare. Fiecare din cei de la ședință ar trebui stimulat să spună ce gândește.
Deseori, ideile cele mai bune vin din departamente care nu au legătură cu domeniul (idei creative de la cei de la Administrativ, de exemplu).
Pe cei mai dificili roagă-i să facă un sumar al întâlnirii, ce s-a discutat, ce se va face, etc. obține de la toți acordul. La ședința următoare fiecare va trebui să spună ce a dus la capăt din ce a propus, ce nu a reușit să facă și de ce.
Este bine să se insiste pe găsirea de soluții și să fie recompensați cei care duc la capăt ceva (chiar și numai prin recunoașterea publică a reușitei lor în fața colegilor).
Dacă unii vin cu lucruri pe care nu le-au dus la capăt, analizați toți de ce, propuneți soluții. Nu degradați însă munca oamenilor, poate că cel sau cea care nu a putut face ce a promis a depus efort. E bine să se discute constructiv.
Foto: 123rf.com
