Esti aproape de burnout? 8 sugestii pentru a te organiza mai bine
Programul te solicita mai mult decat poti duce, si pana la burnout mai e un pas. Fara ca ziua sa aiba 30 de ore, iata cum poti castiga mai mult timp pentru tine.
Timpul nostru
In realitate, lucrurile nu le platim cu bani, ci cu timpul nostru. Timpul este cea mai pretioasa resursa pe care o avem la dispoziţie si totodata, cea mai importanta sursa de stres cu care ne luptam.
In cazul unui management defectuos al acestuia, factorul stresor atrage dupa sine o serie de afectiuni, precum: hipertensiunea, nivelul crescut al colesterolului, afectiuni gastrointestinale, etc.
La acestea se pot adauga angoasele provocate de griji si tensiuni psihice, dereglarile de somn, izolarea fata de cei din jur, care pot fi asociate in unele cazuri cu abuzul de medicamente sau cu alte substante psihoactive. Toate acestea au drept consecinta scaderea eficacitatii si chiar adancirea gestionarii deficitare a timpului.
In scopul eliminarii pierderii de timp, reducerii stresului de munca si in vederea alocarii adecvate a resurselor pentru sarcini, va voi propune cateva metode simple si eficiente pentru gestionarea timpului.
Puteti fie sa le aplicati in viata voastra personala, fie sa in cea profesionala, intrucat va pot ajuta sa deveniti din ce in ce mai buni la acest capitol, maximizand beneficiile fiecarei zile.
Observa-ti momentele de varf si de slabiciune
Cand esti mai creativa si ai un randament mai bun: dimineata devreme, la pranz sau dupa-amiaza tarziu? Pe de alta parte, cand ai momentele cele mai proaste?
Devenind constienta de orele la care dai randament sau nu, iti poti programa sarcinile pentru momentele potrivite.
Stabileste obiectivele si termenul lor de realizare
Stabilirea obiectivelor concrete ajuta la focalizarea fortelor asupra punctelor esentiale. Obiectivele sunt proietii in viitor ale unor rezultate dorite.
Ele vegheaza la buna desfasurare a actiunilor prin care dorintele pe care le presupun implicit sau explicit sunt satisfacute. Primul pas il reprezinta, asadar, gasirea unor obiective realizabile.
Dupa ce ai reflectat asupra obiectivelor pe termen scurt si ai identificat strategiile necesare pentru atingerea acestora, fixeaza deadline-uri realiste.
Pentru un management eficient al timpului, stabileste-ti termene limita astfel incat sa te motiveze sa duci lucrurile pana la capat in timp util.
Ierarhizeaza sarcinile in functie de prioritati
Fa o lista cu toate sarcinile care necesita atentia ta imediata, deoarece sarcinile neimportante iti pot consuma timp pretios.
Anumite sarcini trebuie sa fie indeplinite zilnic, in timp ce altele mai putin importante pot fi amanate pentru a doua zi. Pe scurt, prioritizarea sarcinilor reprezinta focusarea pe sarcinile cu caracter urgent.
Foloseste o agenda
Cea mai buna metoda de a-ti organiza programul este sa folosesti o agenda in care poti adauga fiecare sarcina. Aceasta este o modalitate utila de a nu uita, dar si o sursa eliberatoare de stres.
Notarea pe hartie va elimina necesitatea memorarii detaliilor, lasand cale libera pentru alte proiecte. Evident, daca preferi o varianta electronica, rezultatul este acelasi.
Obiectivul este acela de a planifica, pentru a-ti fi mai usor sa abordezi fiecare lucru pe care il ai de facut.
Evita amanarea sarcinilor
Amanarea este unul dintre acele lucruri care afecteaza in mod negativ productivitatea. Incearca sa eviti amanarea lucrurilor la nesfarsit, intrucat aceasta poate genera stari de anxietate, de neliniste, scaderea increderii in sine sau aparitia starilor de depresie.
In cazul in care apar aceste simptome, sigur ca ne pot afecta atat viata personala cat si viata profesionala. Anumite sarcini pot fi lasate pentru o alta zi, atata timp cat nu au un caracter urgent.
Amanarea lor doar pentru ca sunt dificile sau neplacute, nu face decat sa ne tina mintea focusata pe ele si sa ne creasca stresul.
Ca exercitiu, incepe intotdeauna cu sarcinile mai dificile. Astfel, dupa ce le vei incheia, vei fi mai relaxata si iti va fi mai usor sa le abordezi pe celelalte.
Evita multitaskingul
Multi dintre noi consideram ca multitaskingul este un mod eficient de a realiza cat mai multe lucruri in acelasi timp, dar adevarul este ca intotdeauna ne concentram mai degraba asupra unui singur lucru.
In momentul in care incepem prea multe sarcini, capacitatea de a ramane concentrati se diminueaza si riscam sa facem anumite greseli.
Prin urmare, este mai util sa dozezi si sa imparti timpul in raport cu numarul sarcinilor pe care trebuie sa le indeplinesti, decat sa te ocupi de toate simultan.
Investeste timp pentru a castiga timp
In cazul in care vrei sa castigi timp, trebuie in primul rand sa il investesti eficient. De aceea, este util sa lucrezi cel putin 2-3 ore cat mai productiv, fara intreruperi sau distrageri. Dupa ce simti ca ai rezolvat o parte din task-urile cele mai urgente, poti face o bine meritata pauza.
Este important sa iti gasesti mereu 10-15 minute pentru o pauza. Fa plimbari in natura de cate ori poti, asculta muzica, petrece cat mai mult timp cu prietenii si familia sau fa exercitii care au rolul de a combate stresul.
Rolul delegarii
A devenit o obisnuinta pentru noi sa preluam tot mai multe responsabilitati, in ciuda potentialului nostru. Acest lucru poate constitui o sursa de stres.
Delegarea nu trebuie asociata cu fuga de raspundere, intrucat reprezinta o importanta functie a managementului pentru evitarea sarcinilor minore dar incomode.
Invata sa atribui din sarcini si celor din jur, fie ca este vorba despre un proiect la munca sau treburile casnice. In felul acesta, totul se va derula mai eficient si cu un consum mai mic de timp.
In egala masura, este important si sa stii sa spui „nu”. Refuza politicos anumite sarcini suplimentare atunci cand te simti supraincarcata.
Revezi lista cu activitatile planificate inainte de a-ti lua angajamentul pentru alte sarcini suplimentare. Un management eficient al timpului te ajuta sa iti indeplinesti sarcinile in intregime si la un standard de calitate adecvat.
A spune „nu” din cand in cand este in folosul tuturor si arata ca ai o viziune, un plan si opinii proprii. Cu toate acestea, poti sa-i oferi cateva solutii alternative persoanei respective in semn de consideratie si spirit de echipa.
De Iuliana Stanescu, psiholog clinician
Tel.: 0766.596.509
Foto: shutterstock.com
